提前准备 主管部门先沟通
周尊南表示，尽管在电视上我们看到，这些合作文件一上来就签署，但是其实是前期早就准备好了的。他说道，领导人访问之前，双方的外交部门以及有关部门早就准备。领导人最后签署可以说是“最后的形式”，使得文件正式生效。
外交学院中国国际问题研究所所长曲星教授在接受《法制晚报》记者采访时则表示，签署之前，双方政府的有关部门和一些大的公司会事先进行一系列的沟通和协商。
他表示，在某个领域进行合作的时候，由双方政府的主管部门事先进行沟通，准备文本，然后双方进行不断的协商，当双方都达成一致的条件后，在领导人访问期间进行签署。由双方领导人在场的情况下，见证整个签署过程，使协议本身的影响力和权威度提高。
反复推敲 条款得字斟句酌
周尊南也指出，在领导人签署文件前，事先双方的外交人员不知道讨论了多少次。
首先由双方提出希望合作的意向，然后事先经过外交部门，比如由我们的外交部和他们国家驻中国的使馆，或者对方的外交部和我们驻当地的使馆。双方经过反复推敲。
周尊南说，文件里头的条款都是要字斟句酌的。最终合作协议中的有关条款要经过有关部门的最后审核通过。比如经贸方面就是商务部，而“按我理解，商务部还得报送国务院，经有关领导审批。如果是牵涉到两个国家，当然是需要主席和总理亲自来审批了。”他说道。
周尊南表示，合作文件的最后“出炉”也不是一天两天就能办成的，因为这里头牵涉到各自国家的利益。就连最后发表声明的文本，最后的定稿，文件的封皮(一般为红皮)双方元首都要看。签署文件上也要准备双方国家语言的两种语言文本，因为领导人是要交换签署的。最后达成共识，达成同意建议，最后签字就只是一个形式了。
