以两位国家领导人出访为例，要涉及大量的组织工作，礼宾司要汇总所有陪同及随行人员名单，与民航方面确认专机任务，与公安部门确定安保工作，详细写出整个出访的日程，包括每个人的出发时间，乘车时排队的车号，到目的地后住处的房间号……原来每次出访前都有个万能字典样的小册子，代表团人手一册，整个行程中需要不时拿出来看看。当所有日程安排好时，礼宾司司长（有时是副司长）还要带一两个人先去出访国打前站，将访问日常的大概情况发回，电报要抄送中央领导人，再将反馈意见集中，在正式出发前发给我驻访问国使馆。这样一来，礼宾司长、副司长就非常忙碌，一年到头要不停地出国。
目前已与中国建交的172个国家中，有160多个在中国设有大使馆，加上联合国系统组织驻京代表处——工作在这里的人们都有外交特权与豁免，这些使馆和机构分布在北京的三个使馆区——建国门外、三里屯、亮马河，外交部礼宾司对它们履行第二部分职能，譬如这些国家的新大使到任递交国书、每个使馆每年举行一次自己国家的国庆招待会等相关礼仪，此外还有一些涉及到外交特权与豁免的事项，如进口烟、酒、汽车等通关免税，事务不少。
针对以上业务，在礼宾司设有出访处、来访处、使团处、大型活动处——主要负责在中国举办的国际会议上的礼仪工作。
尼克松访华，周总理为接待定调：不冷不热
礼宾司的业务是从细微环节表现大国的政策，是通过这样一种手段达到为外交工作服务的目的，创造一个软环境，这个过程非常重要，有政治考虑也有技术安排，但政治为先——因为两国礼宾方面的任何事情都反映了一个国家的外交政策，这很重要。
周总理曾跟我们提过，礼宾要为政治服务，要为外交政策服务，要我们有政治头脑，通过礼宾活动反映政治，反映政策，反映两国关系。
两国关系的冷热程度首先表现在礼宾安排上。谁去接？谁去送？谁来会谈？中间礼仪都可能也有变化。礼宾是外交工作的寒暑表，关系好了，接待热情点，关系不好，规格上就简单一点，
1972年尼克松访华，周总理给了十六个字：“不冷不热，不卑不亢，待之以礼，不强加人。”这都是礼宾业务范围遵循的原则。
尼克松来主要是谈两国关系，那是政治。但接待上要表明立场，不能热不能冷。不能热是因为两国没有建立外交关系，不能冷是因为这回是尼克松自己要来，包括之前的基辛格秘密访华，都是很不容易的，要有一定的热情，礼仪上要给点“热度”。
欢迎宴会上奏的席间乐是周总理亲自定的三首美国歌曲：《美丽的亚美利加》、《牧场上的家》、《草场上的火鸡》。《美丽的亚美利加》是尼克松最喜欢的曲子，《牧场上的家》是尼克松家乡得克萨斯的曲子。周总理亲自到人民大会堂听我们的军乐团演奏练习，原因一是歌曲演奏的背景很重要，另一个是尼克松本人音乐造诣很高，必须拿出高水准。
邓小平会见戈尔巴乔夫：只握手不拥抱
1989年5月，戈尔巴乔夫来华访问，当时我是礼宾司副司长。那是比较微妙的时候，1989年中苏开始恢复两党两国关系，我们要求他们解决影响中苏关系的三大障碍：第一，边界陈兵百万，你得撤兵；第二，停止侵略阿富汗；第三，支持越南侵略柬埔寨的行为也得停止。这三条如果苏联有所改进，我们欢迎戈尔巴乔夫，苏联为此也做了不少努力。
礼宾接待过程的拿捏，邓小平做了具体指示。戈尔巴乔夫访问中国是世界关注的大事，但是从中苏关系来看，还没有恢复到“结盟”，所以邓小平说在礼宾安排上要适度，但是不要过热。他说，我和戈尔巴乔夫见面时只握手，不拥抱，请外交部礼宾司同对方谈礼宾安排时讲清楚。
这事落到我的身上，我就跟对方外交部打前站的礼宾司长谈。不能直接说，得巧妙点。我们研究了一下，决定这样谈：“我们东方人见到朋友，传统的礼节是不愿意皮肤接触皮肤的，握手是西方人的习惯，我们觉得这种方式可以接受，但拥抱的习惯我们还没有。”
我跟对方说：“这是中方关于两人见面一刹那的安排，很重要，这是我们中方的正式意见，希望转达给戈尔巴乔夫本人。”
对方说：“我明白你建议‘不拥抱’的意思。”两人哈哈一笑。会见前我又提醒了对方礼宾司长一次，该握手时不要拥抱。见面时我们紧紧跟在戈尔巴乔夫后面，心里想，千万别拥抱，别拥抱。这时，我们都是导演。
戈尔巴乔夫见到邓小平时很热情，但没有拥抱，可是握手的时间很长，身旁有工作人员看表，记下时间长达35秒。邓小平说，我等了你三年，终于等到了，今天在这里见到了你。
